Može li manji broj sastanaka poništiti tiho odvikavanje? Istraživanje kaže 'da'

Potražnja za "nultim sastancima" postala je adut za pregovaranje za zaposlenike koji razmišljaju o promjeni posla, prema Nova studija od softverske tvrtke Otter.ai i Sveučilišta Sjeverne Karoline u Charlotteu. Sudionici su izjavili da imaju previše sastanaka na svojim kalendarima, zbog čega se osjećaju "inervirano" i "frustrirano".

U ostalim vijestima... voda je mokar.

Interni sastanci bili su problematično područje više od desetljeća, ali utjecaj kojim su zaposlenici raspolagali usred masovne ostavke trebao bi motivirati čelnike da preispitaju ovaj aspekt svoje organizacije. Kao stručnjak za radno mjesto s nekoliko knjiga i a TED razgovor da pojednostavim, "nula sastanaka" moj je poklič već godinama.

OGLAS

Kroz proces istraživanja Zašto jednostavno pobjeđuje, otkrio sam da složenost radnog mjesta potječe iz dva izvora: same organizacije i pojedini zaposlenici. Organizacijska složenost odnosi se na industrijske propise, kao i na broj ljudi, koraka, odluka i podatkovnih točaka potrebnih da se učini nešto smisleno u vašoj tvrtki. Na primjer, broj odobrenja u vašem procesu zapošljavanja ili zahtjevi usklađenosti za upravljanje podacima o potrošačima u Ujedinjenom Kraljevstvu ili Južnoj Koreji.

Individualna složenost, s druge strane, odnosi se na birokratiju koju stvara jedna osoba ili jedna organizacija. Primjer iz stvarnog svijeta je potpredsjednik koji održava petosatni tjedni sastanak ili poslovna jedinica s posebnim talentom za PowerPoints koji sadrži više od 200 slajdova.

U vašoj tvrtki na sastanke utječe organizacijska kultura, kao i pojedinci koji ih vode i prisustvuju. Kako biste iskorijenili složenost sastanaka koje vodite ili kojima prisustvujete, odgovorite na sljedećih šest izjava s "Dosljedno", "Ponekad", "Rijetko" ili "Nikad".

OGLAS

1. Svaki tjedan provodim 20% ili manje svog vremena na neproduktivnim sastancima/pozivima.

2. Radim/potičem svoj tim da radi imajući na umu pojednostavljenje.

3. Sastanci koje vodim počinju i završavaju na vrijeme.

4. Sastanci u mojoj organizaciji imaju jasnu svrhu i dnevni red.

5. Na sastanke kojima prisustvujem pozvani su samo bitni ljudi.

6. Osjećam se ugodno odbijajući pozive za sastanke ili delegirajući prisustvo nekom drugom.

OGLAS

Izračunajte svoj ukupni rezultat koristeći sljedeću tablicu rezultata za svaki odgovor:

· Dosljedno = 0

· Ponekad = 1 bod

· Rijetko = 2 boda

· Nikad = 3 boda

Ako ste prebrojali 1 do 4 boda, potražite prilike za pojednostavljenje sastanaka u vašoj organizaciji. Trenutno je ovaj aspekt vaše svakodnevice funkcionalan, ali barem jedan odgovor "Nikada" ili "Rijetko" stvara složenost. Ispitajte to područje i sada ispravite kurs kako biste izbjegli kontaminaciju u drugim aspektima poslovanja.

OGLAS

Ako je vaš ukupni iznos 5 do 9 boda, sastanci u vašoj organizaciji pokazuju simptome složenosti i ako se ne potvrde, vjerojatno će se proširiti na druge aspekte operacija. Razmotrite provođenje revizije sastanka odmah kako biste utvrdili koji su sastanci vrijedni — a koje treba baciti u ognjeno jezero.

Ako ste zabili 10 do 14 boda, sastanci su glavni izvor složenosti. Vrlo je vjerojatno da problem nadilazi vašu organizaciju i proteže se na cijelu tvrtku. Uz složenost koja utječe na sve, od statusnih sastanaka i sesija za razmišljanje do planiranja i donošenja odluka, vaša je tvrtka vjerojatno zapela u prvoj brzini na više frontova.

Konačno, ako ste izračunali zbroj od 15 ili više, sastanci su dosegnuli opasne razine složenosti. Iako se resursi tvrtke troše alarmantnom brzinom, zaposlenici su prihvatili status quo. Ljudi su se pomirili s mentalitetom tihog odustajanja ili aktivno pokušavaju sabotirati nositelje promjena. U svakom slučaju, stanje vaših sastanaka zahtijeva hitnu pozornost.

OGLAS

Sada podijelite šest izjava i dijagnozu sa svojim timovima i zamolite ih da generiraju vjerojatne razloge zašto je složenost otela sastanke — i ponudite ideje za pojednostavljenje. Zakažite sastanak za raspravu o razlozima i rješenjima, koja bi trebala biti zabilježena na ploči.

Nakon rasprave o izvedivosti rješenja, glasajte o tome koja tri odmah implementirati - i učinite to. Primjeri rješenja mogu uključivati ​​"ograničiti sastanke na osam ili manje sudionika" ili "svaka pozivnica za sastanak mora sadržavati dnevni red" i "posvetiti se petkom bez sastanaka". Kako biste spriječili povratak na uobičajeno poslovanje, razmislite o stvaranju mantre sastanka s ovim očekivanjima i podijelite je s cijelom tvrtkom.

Ako trebate potvrditi ovaj novi pristup većem poslovanju, uključite podsjetnik da su sastanci skupi. Smanjenje ili eliminacija nepotrebnih sastanaka neće samo poboljšati moral zaposlenika i potaknuti zadržavanje, nego također pomaže organizacijama da drastično smanje troškove. Za tvrtke sa 100 zaposlenika, ušteda je oko 2.5 milijuna dolara godišnje, a za tvrtke od 5000, brojka se povećava na više od 100 milijuna dolara.

OGLAS

Ispitivanje načina na koji se sastanci provode u vašoj organizaciji - i uklanjanje onih koji su nadživjeli svoju korisnost - može pomoći zadržati zaposlenike i usmjeriti poslovanje prema većoj produktivnosti. Potaknite svoj tim da odbije svaki sastanak bez jasne svrhe, donositelja odluka ili dnevnog reda i nagradite zaposlenike koji dosljedno pokazuju hrabrost u ovom području. Nastavite ispitivati ​​nove sastanke i usmjeravati trenutne sastanke i svjedočit ćete pomaku od tihog odustajanja prema pametnijem, jednostavnijem načinu rada.