Kaos u kući: upravljanje složenošću radnog mjesta

U prethodni članak, govorio sam o tome kako složenost radnog mjesta i preopterećenost poslom djeluju poput vala otpora koji se protivi svim naporima vođa da pokrenu organizaciju naprijed. I objasnio kako se s vremenom može pretvoriti u tsunami koji preplavljuje i utapa radnu snagu.

Kad se to dogodi, izvedba se pogoršava jer vođe postaju frustriranije i dezorijentiranije. Više je uznemirujuće kako se moral radne snage pogoršava, a radnici počinju razmišljati o svojim opcijama, kao što je napuštanje broda. Ispraviti ovu situaciju je u najboljem slučaju teško, au mnogim slučajevima je potpuno nemoguće bez novog vodstva.

Mnogo je znanstvenog rada provedeno na radnom mjestu i njegovom utjecaju na radnu snagu. Evo nekoliko točaka koje ćete stalno iznova pronalaziti:

• Složenost radnog mjesta i preopterećenost poslom su u porastu i izravno utječu na organizacijsku uspješnost.
• S vremenom, kaotično radno mjesto neće samo degradirati učinak organizacije, već će također ocrniti kulturu organizacije.

Pokojnog Petera Druckera, proglasio guruom menadžmenta stoljeća The New York Times, opetovano nas je podsjetio: "Kaos je prilika, a ne prijetnja." To je uvjerenje hvalio tijekom svoje više od pedeset godina karijere poslovnog savjetnika. Vjerovao je da je pretvaranje kaosa u priliku znak velikog vođe.

Nebrojeno puta je dokazao da je to tako. Ali mijenjaju li se stvari? Je li trenutna promjena paradigme drugačija? Kako širenje tehnologije nastavlja činiti radno mjesto sve složenijim okruženjem za obavljanje poslova, je li moguće kaos pretvoriti u priliku.

U određenoj mjeri, sve tvrtke doživljavaju određenu razinu kaosa, ali on se obično može kontrolirati. Usuđujem se reći da je vođenje u kaotičnom okruženju danas prevladavajuće nego ikad prije. Ono što najviše zabrinjava vođe je to što to utječe na ljudski duh. Boriti se s kaosom na radnom mjestu danas je mnogo teže nego što je nekada bilo mnogo potrebnije. Vjerujem da je Drucker u pravu. Veliki vođe izdići će se iznad svađe, pretvarajući kaos u priliku za postizanje konkurentske prednosti. Na koje možete računati!

Kada radno mjesto postane kaotično, obično postoji mnogo čimbenika u igri, a nijedan ne doprinosi više od samog volumena tijeka rada. Preopterećenost poslom izravna je posljedica preobilja tijeka rada. Kad obujam tijeka rada premaši ljudsku sposobnost da se nosi, uvlači se kaos.

Velika studija koja naglašava kako sam volumen tijeka rada može dovesti do kaosa na radnom mjestu objavljena je u Časopis o organizacijskom ponašanju 2020. godine pod nazivom “Dinamički obrasci toka na radnom mjestu,” zaključio je sljedeće:

1. Protok na radnom mjestu predstavlja visok stupanj unutar individualnih (koje se odnose na sebe) varijabli koje su karakterizirane kao kaotične u 75 posto proučavanih slučajeva.
2. Visoke razine protoka povezane su s kaosom.
3. Različite razine iskustva tijeka koje se vide kao spajanje radnji, svijesti, dobi i vrste posla povezane su s pojavom različitih, često neželjenih obrazaca (npr. kaotičnih, nasumičnih).

Ova studija, kao i mnoge druge o radnom mjestu i dinamici radne snage, ne ostavlja sumnju da je sama količina tijeka rada dovoljna da radno mjesto pretvori u kaos. Zbog toga se vođe osjećaju preopterećeno pokušavajući održati korak. Studija je također pokazala da što dulje kaos traje na radnom mjestu, to se učinak pogoršava.

Viši rukovoditelj klijenta zdravstvene skrbi koji je imao velike probleme u uspostavljanju kontrole nad organizacijskim učinkom možda je to najbolje rekao kada je izjavio: "Imamo kaos u kući!" Ovo je početak kraja za mnoge lidere, što je bio slučaj i sa ovim liderom. Ponovno stjecanje kontrole nad kaotičnim radnim mjestom obično zahtijeva od organizacije da zamijeni trenutno vodstvo.

Dok je razgovarao o tome kako širenje tehnologije pridonosi kaosu na radnom mjestu s pokojnim Peteom Bradshawom, predsjednikom Organizacijskih konzultanata Inc., profesorom Škole organizacijskog menadžmenta na Sveučilištu Sjeverne Karoline i pomoćnim konzultantom naše tvrtke, podijelio je, " Primarni uzrok današnjeg kaotičnog radnog mjesta dolazi od preopterećenosti poslom. Rukovoditelji koriste tehnologiju kao oružje za smanjenje broja zaposlenih koji su u velikoj mjeri odgovorni za povećanje radnog opterećenja. S vremenom zaposlenici postaju manje pažljivi, manje angažirani i manje produktivni što dovodi do lošeg organizacijskog učinka.”

I ja sam svjedočio liderima koji koriste tehnologiju kako bi opravdali ugovaranje gumice resursa misleći da će ona sama omogućiti organizaciji da učini više s manje. Povremeno procjenjivanje povrata ljudskog kapitala i pravljenje odgovarajućih prilagodbi je dobro i potrebno. Međutim, kako vođe stisnu radnu snagu, shvatite da se obujam posla proporcionalno povećava na preostale radnike.

Stav "učiniti više s manje" činjenica je organizacijskog života. Ali nemojte biti slijepi pred činjenicom da postoji granica nakon koje organizacija potpuno prestaje raditi i bez obzira na to koliko se tehnologije nagomilalo da se riješi situacija—to samo pogoršava stvari!

Dok val otpora stvoren širenjem tehnologije nastavlja izjedati srž organizacijskog života, voditelji moraju pronaći rješenja koja pojednostavljuju, a ne kompliciraju radno mjesto i dinamiku radne snage. To znači promijeniti način na koji vođe razmišljaju i rade – nikad nije lako!