Za učinkovitu komunikaciju ton (iznenađenje!) najvažniji: 5 strategija za učinkovitost

Znate da je komunikacija ključna za vašu vjerodostojnost i učinkovitost, ali kao i kod mnogih drugih stvari u posljednjih nekoliko godina, njezina je važnost porasla i priroda se promijenila. Uz hibridni rad i rad na daljinu, udaljenost stvara potrebu za komunikacijom na nove načine i s većim naglaskom na pisanje i asinkrone pristupe.

Zanimljivo, komunikacija doprinosi mentalnom zdravlju, uključivost, povjerenje, zadržavanje i kultura. I jedan se element komunikacije ističe: ton. Način na koji je vaša poruka uokvirena i kako je percipiraju primatelji može utjecati na vaš i njihov uspjeh.

Komunikacija smanjuje udaljenost

Nove prilike za raditi izvan ureda, s udaljenih lokacija i iz daljine istaknuli su utjecaje komunikacije. Prema novim podacima iz Grammarly i Harrisova anketa, 82% stručnih radnika kaže da rad na daljinu povećava potrebu da budu bolji komunikatori.

Osim toga, ljudi se bore da ostanu povezani s kolegama, a 45% zaposlenika kaže da su njihove osobne veze oštećene zbog hibridnog rada. Ovo se iskustvo razlikuje od generacije do generacije, a 59% generacije Z, 48% milenijalaca, 45% generacije X i 28% generacije baby boomera kaže isto.

Čak 62% radnika kaže da su potrebne bolje komunikacijske vještine za njegovanje različitosti i uključenosti. Ovo posebno vrijedi za 75% radnika koji se identificiraju kao neurodivergentni—koji navode da je neučinkovita komunikacija prepreka uključivanju, dok se samo 64% neurotipičnih ispitanika slaže. A 77% onih kojima je engleski drugi jezik (ESL) navodi da je neučinkovita komunikacija prepreka u usporedbi sa 68% onih kojima je engleski primarni jezik.

Ali odlična komunikacija također stvara pozitivno radno iskustvo s 52% radnika koji kažu da im asinkrona komunikacija čini posao fleksibilnijim, 42% ih kaže da su produktivniji, a 34% kaže da osjećaju veći osjećaj uključenosti. Uz to, učinkovitu komunikaciju smatra razlogom povećanog zadovoljstva poslom za 56% ispitanika i poboljšane odnose s kolegama za 54%.

Tonus i samopouzdanje

Mnogo je čimbenika u učinkovitoj komunikaciji – od sadržaja i tona do empatije, načina i platforme – ali čini se da je ton posebno kritičan. Zapravo, 53% stručnih radnika kaže da je ton važniji od sadržaja komunikacije. Ali 71% ima poteškoća s odabirom pravih riječi kako ne bi uvrijedili druge, a 56% se osjeća nesigurno u pronalaženju ispravnog tona za svoju komunikaciju.

Ton ima značajan utjecaj na to koliko dobro ljudi surađuju. Ako komunikacija ima pozitivan ton,

• 62% odgovara brže
• 57% više odgovara na buduće zahtjeve
• 48% rješava problem ili obavlja posao na veću kvalitetu
• A 59% pozitivnije doživljava pošiljatelja

Za one koji su u različitim uredima unutar SAD-a, ili u različitim uredima izvan SAD-a ili koji su potpuno udaljeni, svaki od ovih postotaka raste između 3% i 11%.

Stvaranje pravog tona

Pronalaženje pravog tona je delikatan proces i fina mješavina raznih elemenata komunikacije. Evo kako postići pravu ravnotežu.

#1 – Budite poslovni, ali prijateljski nastrojeni

Jedan od prvih načina da pronađete pravi ton je da budete poslovni, ali i prijateljski nastrojeni. Morat ćete usavršiti ovaj pristup za svoju kulturu i svoju ulogu, ali općenito, ljudi više cijene pozdrav nego da zarane izravno u vaš sadržaj. I komentar poput "Nadam se da si dobro" ili a kratka potvrda vremena ili godišnjeg doba može pružiti pozitivnu stazu za poslovnu razmjenu.

Htjet ćete biti kratki i posebno koristiti ove taktike u prvoj poruci koja otvara predmet. Ali tada ćete htjeti biti usredotočeni na posao koji vam je pri ruci bez previše formalnosti. Usporedite svoju najbolju komunikaciju s poslovnom casual garderobom u kojoj se ne pojavljujete u trenirki, ali ni u trodijelnom odijelu. Usredotočeni ste na rezultate koje trebate postići, ali s pozitivnim glasom.

#2 – Budite samouvjereni, ali ne arogantni

U svojoj komunikaciji bit ćete najučinkovitiji kada uravnotežite povjerenje s poniznošću. Budite jasni i imajte svoje stajalište, ali također tražite mišljenje kada je to prikladno. Svojim tonom dajte pošiljatelju do znanja da imate svoje perspektive, ali i da cijenite njihove, znajući da nemate sve odgovore.

#3 – Budite koncizni, ali ne i oštri

Htjet ćete prijeći na bit u svojoj poslovnoj komunikaciji, ali izbjegavajte biti kratki ili oštri. Navedite kontekst i nemojte pretpostavljati da ljudi znaju pozadinu vaše komunikacije – osim ako niste sigurni da znaju. Uredite svoju komunikaciju prije slanja kako biste pružili dovoljno pojedinosti, a da ne opteretite čitatelja.

Također jasno pojasnite što tražite. Razmislite o tome da prijeđete na poantu na početku svog priopćenja, a zatim date više pojedinosti ili pozadine u drugom dijelu poruke.

Ponekad je ono što ne uključite jednako važno kao i ono što činite—pa budite selektivni u pogledu onoga što govorite i uključite najkritičnije elemente sadržaja. Osim toga, nemojte pretjerano koristiti pisanu riječ. Ako će pismeno pismo trajati više od pet minuta za čitanje, sadržavati više od pet točaka ili zahtijevati više od pet udaraca, vjerojatno je bolje kao brzi poziv ili usmena razmjena.

#4 – Budite uvjerljivi, ali ne emotivni

Kada se strastveno bavite nekom temom ili ako ste ljuti ili frustrirani, budite posebno oprezni u svom odgovoru. Htjet ćete biti uvjerljivi u zalaganju za nešto kada je situacija prava, ali izbjegavajte obrambeni stav, emocionalnost ili ljutnju u tvom tonu. Ako se osjećate posebno nabijeni, razmislite o tome da pričekate nekoliko sati prije nego što pritisnete Pošalji ili čak odspavate prije nego što pokrenete svoju bilješku.

#5 – Budite autentični, ali ne i nepažljivi

Najviše od svega, željet ćete biti ono što jeste u svojoj komunikaciji—u isto vrijeme budite pažljivi na ono što će imati najveći utjecaj na primatelja(e) vaše komunikacije. Za nekoga tko je jako vođen podacima, htjet ćete predstaviti dokaze, ili za nekoga osjetljivijeg možete potrošiti dodatnu rečenicu na liniji za zagrijavanje. Ali nemojte pretjerivati ​​i učinite provjerite jeste li autentični. Razmislite kako će vaša komunikacija biti primljena i kako primatelj najviše voli čuti i najbolje razumije informacije.

To je čudo

Izvrsna komunikacija može izgraditi odnose i povećati vaš kredibilitet, ali se suočavate s mnogo prepreka. Koristiš riječ koju netko drugi tumači negativno. Namjeravate ton koji primatelj pogrešno čita. Odgađate svoj odgovor, a vaš kolega donosi pogrešne pretpostavke o tome zašto ste to učinili. A s pisanom komunikacijom nedostaju vam svi tragovi i znakovi koji su neverbalni. Malo je čudo da uopće možemo komunicirati kada razmislite o preprekama.

Ali namjernost pomaže. Kada odvojite vrijeme za dobru komunikaciju, razmislite o svojoj publici te ponovno pročitate i uredite, izvući ćete prednosti.

Osim toga, kada ste primatelj komunikacije, pošiljatelju također možete dati prednost sumnje - poznavajući prepreke, možete gledati dalje od doslovnih riječi i osluškivati ​​pozitivne namjere.

Namjera nije isto što i utjecaj

Čuli ste da namjera nije jednaka utjecaju, a to se posebno odnosi na pisanu komunikaciju, asinkronu komunikaciju i komunikaciju na daljinu. Ali vrijedi se potruditi kako biste mogli izgraditi odnose, razviti svoj kredibilitet i briljantno uspjeti u svom poslu.