Google je upravo pokrenuo Simplicity Sprints. Evo vaše DIY verzije

Krajem srpnja, Google je najavio svoj prvi Simplicity Sprint, čiji je cilj "bolje rezultate u kraćem vremenu". Prema izvršnom direktoru Sundaru Pichaiju, Simplicity Sprints će angažirati zaposlenike o radu s većom jasnoćom i učinkovitosti; identificiranje ležećih leđa koji bi se mogli ukloniti za bolje, brže rezultate; te kako poduzetnički pristupiti uklanjanju otpada.

Većina nas ne pojednostavljuje vlastiti posao jer ne znamo odakle početi. Što biste prvo trebali pojednostaviti? I kako pronaći vremena za to? Također, kako znate što je korporativna birokratija naspram posla koji smijete mijenjati?

Ista sam pitanja postavio prije deset godina kada sam počeo intervjuirati ljude diljem svijeta za ono što je postalo Zašto jednostavno pobjeđuje. Šokantno, naišao sam na vrlo malo rješenja za složenost radnog mjesta. Osim softverske metodologije Agile i Lean Six Sigma — sinonim za velike proizvođače u 90-ima — organizacije nisu imale mnogo opcija za pojednostavljenje.

Danas vam nije potrebna vojska projektnih menadžera ili skupih konzultanata koji će vam pojednostaviti radni dan. Sve što trebate je želja za promjenom — i volja da isprobate DIY sprintove u nastavku.

1. Pojednostavite svaki obrazac/dokument/izvješće koji zahtijeva više od 30 minuta ili tri zaposlenika. Koji dokumenti, obrasci ili izvješća oduzimaju vrijeme vašoj organizaciji? Znate li dupliciraju li neki drugi timovi isti napor ili podatke? Pronađite trenutne prilike za pojednostavljenje ispisivanjem svakog obrasca/dokumenta/izvješća za čije ispunjavanje je potrebno više od 30 minuta ili više od tri člana tima.

Odavde odlučite koji od ovih zadataka možete pojednostaviti, pauzirati ili eliminirati. Ako vam je potrebna podrška nekoga višeg na položaju, upotrijebite jezik usmjeren na rješenje da uokvirite svoj zahtjev (tj. "ova će promjena omogućiti našem timu da posveti X sati tjedno strateškim ciljevima kao što su Y ili Z"). Ako nitko ne propusti zadatak do sljedećeg tromjesečja i nema negativnog utjecaja, poduzmite radnju da ga zauvijek izbrišete.

2. Potaknite i nagradite zaposlenike koji stvaraju zaobilazna rješenja koja pojednostavljuju frustrirajući proces ili dugotrajan zadatak. Kada naši zaposlenici stvaraju zaobilazna rješenja, to je znak da proces ili sustav usporava njihov tijek rada. Pod pretpostavkom da ničije zdravlje ili sigurnost nisu ugroženi, veliki sam obožavatelj zaobilaznih rješenja. Oni postoje na sjecištu pojednostavljenja i inovacija kao prilike za osnaživanje članova tima i povećanje organizacijske produktivnosti.

Za početak uklanjanja uskih grla i nagrađujući one koji pojednostavljuju vaše poslovanje, objavite mjesečni natječaj za najučinkovitije rješenje. Pozovite ljude iz svih područja i razina vaše tvrtke — i uklonite imena/jedinice sudionika iz prijava kako biste izbjegli pristranost sudaca. Kriteriji za "najučinkovitije" razlikovat će se ovisno o vašoj industriji i veličini organizacije, ali pobrinite se da će nagrada za zaobilazna rješenja doista motivirajte svoje zaposlenike.

3. Održavajte tjedne ili mjesečne pojednostavljene sesije. Pozovite zaposlenike i vodstvo da dođu spremni identificirati jedan zadatak, sastanak ili proces koji je nepotrebno kompliciran ili suvišan. Cilj je eliminirati, eksternalizirati ili pojednostaviti što više ovih zadataka tijekom sesije. Razmislite o održavanju ovih okupljanja na licu mjesta kao happy houra u 4 sati - besplatno pivo i grickalice obično potiču sudjelovanje - ili ih zakažite u zlatni sat za vaše distribuirane timove.

Svaka organizacija želi bolje rezultate. A jednostavnost je vaš put naprijed. Počevši s tri gore navedene taktike, možete početi uklanjati složenost i stvarati prostor za smisleniji rad. Ne samo da ove sprinteve možete provoditi virtualno, osobno ili hibridno, možete ih zamijeniti za neproduktivne sastanke ili izvješća koje vi i vaš tim eliminirate.