Siva je boja koju želite izbjeći

U upravljanju projektima leđa i bijela su vaši prijatelji - mutno siva nije. Kao voditelj projekta, želite se baviti jasnim i provjerenim informacijama, a ne pretpostavkama. Kada su pretpostavke napravljene i nisu potvrđene, prave se pogreške, rokovi se odgađaju, a projekti ne uspijevaju.

Pretpostavke su opasne stvari za napraviti, a kao i sve opasne stvari za napraviti - bombe, na primjer, ili kolač od jagoda - ako napravite i najmanju pogrešku, možete se naći u strašnoj nevolji. Stvaranje pretpostavki jednostavno znači vjerovati da stvari stoje na određeni način s malo ili nimalo dokaza koji pokazuju da ste u pravu, i možete odmah vidjeti kako to može dovesti do strašnih problema. Na primjer, jednog jutra biste se mogli probuditi i pretpostaviti da je vaš krevet bio na istom mjestu na kojem je uvijek bio, iako ne biste imali pravi dokaz da je to tako. Ali kad ustanete iz svog kreveta, mogli biste otkriti da je isplovio u more, a sada biste bili u strašnoj nevolji sve zbog pogrešne pretpostavke koju ste iznijeli. Vidite da je bolje ne praviti previše pretpostavki, osobito ujutro.”

- Lemony Snicket,
Akademija Austere

Kao Lemony Snicket od Niz nesretnih događaja stanja, pretpostavke su opasne. Rijetko se temelje na činjenicama, pretpostavke se temelje na osobnoj perspektivi, a ne na stvarnosti. Zamislite kako to može utjecati na vašu sposobnost upravljanja timom ako vi – i drugi – date pretpostavke u pogledu nečega tako integralnog kao što je završetak zadatka. 

Metoda uspjeha projekta koristi upravitelje aktivnosti kako bi osigurala da se svaki zadatak obavi. Tijekom sesije planiranja za bilo koji projekt, važno je stvoriti strukturu raščlambe posla – popis svih projektnih aktivnosti svega čega se vaš tim u ovom trenutku može sjetiti. U trenutku ovdje je važno jer je rijetkost da će čak i najbolji timovi uhvatiti svaki zadatak koji se mora obaviti na samom početku projekta. Aktivnosti neće biti u nekom posebnom redoslijedu, jer redoslijed još nije proveden. Također neće nužno imati vlasnika ili trajanje. To će doslovno biti samo popis aktivnosti.

Ti zadaci ipak ne mogu ostati bez vlasnika. Svakom zadatku mora biti dodijeljen vlasnik – to jest, upravitelj aktivnosti – jedna osoba po aktivnosti. Voditelj aktivnosti pristaje osigurati da posao bude obavljen. To je osoba koja gleda voditelja projekta i kaže: „To je moj zadatak. Pobrinut ću se da se to dogodi.” To ne znači da su pristali sami obavljati fizički rad, već samo da pristaju biti jedina kontaktna točka u vezi s tom aktivnošću. Koncept jedinstvene kontaktne točke vrlo je važan jer smanjuje zbrku i dodaje jasnoću o tome tko je vlasnik zadatka.

U projektnom radu, crno i bijelo su vaši prijatelji - sivo je vaš neprijatelj. Sve sivo i dvosmisleno upotrijebit će se protiv vas na sudu za upravljanje projektima. Pretpostavke stvaraju očekivanja koja se temelje na ničemu više od čega vas misliti je stvarnost, a ne ono što je stvarno is stvarnost. Uspješno upravljanje projektima ne djeluje u sivom – crno-bijelo je ključno za vaš uspjeh. Sve sivo i dvosmisleno upotrijebit će se protiv vas na sudu za upravljanje projektima.