Upravljanje potrošnjom vs. ERP nabava

GEP i Supply Chain Resource Cooperative Sveučilišta u Sjevernoj Karolini (NCSU) ispitali su stručnjake za lanac opskrbe, nabavu i IT u nizu industrija kako bi dobili uvid u njihove prioritete i strategije u vezi s otpornošću i optimizacijom lanca opskrbe. Rezultati ankete sugeriraju niz neusklađenosti gdje praznine u procesu, tehnologiji i protoku informacija mogu biti kočnica produktivnosti i optimizaciji. Među anketiranim profesionalcima, 59% smatra da je jaz između nabave/izvora i opskrbnog lanca veliki nedostatak i najhitnija bolna točka.

Ali pokazalo se da je viziju istinski integriranog opskrbnog lanca teško ostvariti. Mreže opskrbnog lanca za više poduzeća (MSCN) ključna su tehnologija za poboljšanu suradnju u proširenom opskrbnom lancu. MSCN je kolaborativno rješenje za procese opskrbnog lanca izgrađeno na javnom oblaku – arhitektura više-prema-više – koje podržava zajednicu trgovačkih partnera i izvore podataka trećih strana. MSCN rješenja pružaju vidljivost opskrbnog lanca, mrežne aplikacije i mrežnu analitiku u proširenom opskrbnom lancu.

Mreže imaju izrazite prednosti kada je riječ o uključivanju dobavljača, komunikaciji, upravljanju partnerima i mogućnosti pružanja jedinstvene analitike. Često, što je veći broj sudionika u industriji na mreži, to je rješenje bolje.

Rješenja za upravljanje potrošnjom iskorištavaju mrežu

MSCN tržište sastoji se od različitih vrsta rješenja. Jedna vrsta rješenja je upravljanje poslovnom potrošnjom. Ključni dobavljači upravljanja potrošnjom uključuju GEP, Coupa i Jaggaer.

Prema ARC-ovoj definiciji, kada se rješenje za upravljanje poslovnom potrošnjom koristi za izravnu nabavu, to je MSCN. Neizravni materijali ne smatraju se značajnima za upravljanje opskrbnim lancem. U nabavi su problemi povezani s izravnim materijalima važniji i teži od komplikacija koje okružuju neizravne materijale. Izravni materijal je sirovina, komponenta ili sklop koji se izravno koristi u procesu proizvodnje.

Aplikacije za nabavu koje se nalaze u ERP-u i rješenja za upravljanje poslovnom potrošnjom rade vrlo slične stvari. Na primjer, jedna od ključnih odluka koju proizvođač treba donijeti jest hoće li nastaviti kupovati robu od jednog od svojih dobavljača. Oba rješenja za upravljanje nabavom i potrošnjom temeljena na ERP-u imaju glavne podatke dobavljača. Ti bi podaci uključivali stvari kao što su naziv tvrtke, adresa sjedišta, gdje se nalaze tvornice, je li tvrtka u manjinskom vlasništvu, je li tvrtka financijski zdrava i je li legalno trgovati s tvrtkom.

Na najjednostavnijoj razini, kupac može pitati dobavljača jesu li informacije koje ima još uvijek ažurne. Na primjer, jeste li još uvijek tvrtka u manjinskom vlasništvu? Ako podaci nisu ažurni, kupac može odlučiti da neće poslovati s dobavljačem dok se podaci ne ažuriraju i ne provjere.

Rješenja za nabavu često se ažuriraju informacijama o kupljenim proizvodima. Primjerice, Dun & Bradstreet (D&B) objavljuje izvješća o bonitetu poduzeća. Slično, Descartes nudi rješenje pod nazivom Denied Party Screening. Provjera odbijenih strana pruža popis tvrtki s kojima je nezakonito poslovati.

Oba rješenja za nabavu ERP tvrtki poput OracleaORCL
ili Infor – ili rješenja za upravljanje poslovnim troškovima – mogu pomoći tvrtkama u provedbi ovih odluka o odabiru dobavljača. Ova rješenja omogućuju tvrtkama da u stvarnom vremenu uvezu feedove informacija trećih strana iz organizacija koje prate stvari poput toga je li dobavljač u manjinskom vlasništvu, zapošljava li djecu ili ima nesigurne radne uvjete u svojim tvornicama. Neke informacije – na primjer, vrijeme kada je tvrtka u manjinskom vlasništvu – ažuriraju se jednom godišnje. No mnoge podatke o dobavljačima potrebno je ažurirati više puta godišnje.

Što ako tvrtka ne bi trebala poslovati s problematičnim dobavljačima? Taj se dobavljač može staviti na "čekanje". Postoji nekoliko vrsta zadržavanja, ali u Oracleu postavka 'Zadrži sve nove dokumente o nabavi' zaustavlja mogućnost objavljivanja bilo koje nove narudžbenice za određenu stranicu dobavljača. Slično, za rješenja za upravljanje potrošnjom narudžbenica se može zaustaviti ako podaci nisu ažurni. Oracle, Coupa i drugi nude prilagođene upitnike koji omogućuju prikupljanje informacija o dubinskoj procjeni putem ankete dobavljača. Te informacije zatim mogu automatski teći u glavni dobavljač dobavljača.

Dakle, u smislu ažuriranja podataka dobavljača i potom provedbe odluke da se ne radi s dobavljačem, funkcionalnost je slična. Što je važno u mreži?

PO je uporište za rješenja za upravljanje potrošnjom

Uz rješenja za upravljanje potrošnjom, narudžbenica pokreće plaćanje dobavljaču za upravljanje potrošnjom. Dok se PO pokreće u ERP sustavu, ti se PO usmjeravaju kroz platformu za upravljanje potrošnjom. Kada upravljanje potrošnjom pošalje narudžbenicu dobavljaču, to inicira malu transakciju plaćanja za dobavljača softvera za upravljanje potrošnjom. Ako dobavljač upravljanja potrošnjom želi biti plaćen, bolje je da faktura sadrži točne podatke dobavljača. Dobavljači koji upravljaju potrošnjom time su potaknuti da pomognu u održavanju točnosti ključnih podataka o dobavljačima svojih kupaca.

Alex Zhong, direktor marketinga proizvoda u GEP-u, tvrdi da se funkcija narudžbenice (PO) ne bi trebala obavljati izvan objedinjene platforme: „Kupac može poslati narudžbenicu dobavljaču, ali bez mogućnosti dijeljenja vidljivosti ažuriranih status narudžbe, promjena aktivnosti narudžbe te logistika i podaci o plaćanju u upravljanom, vođenom procesu između strana u više poduzeća, niti će imati uvid u ono što se događa na terenu. To će gotovo sigurno dovesti do dugog vremena ciklusa u ispunjavanju narudžbi, nemogućnosti planiranja proizvodnje, manjka zaliha ili prekida isporuke uzrokovanih kašnjenjima i/ili visokih sigurnosnih zaliha zaliha i troškova zbog lošeg upravljanja narudžbama opskrbe. U disruptivnom okruženju, ti se problemi dodatno pojačavaju, utječući na otpornost.”

Dužna analiza dobavljača

Kada kupci rade s izravnim dobavljačima materijala, nastoje izvršiti due diligence. Oni stvaraju zahtjev za ponudu (RFP) i traže sve vrste informacija: je li vaša tvrtka u manjinskom vlasništvu? Koliki je ugljični otisak povezan s proizvodima koje isporučujete? Jeste li financijski solventni? Postavljaju se i mnoga, mnoga druga pitanja. Svaki će kupac tražiti različite podatke, ali mnogo toga što kupci žele naučiti je isto. Jedan od problema u poslovanju su vrijeme i trud uloženi u ispunjavanje zahtjeva za ponudu.

Ali s mrežnim rješenjem, ako je potencijalni kupac na mreži, taj potencijalni kupac ima pristup mnogim stvarima koje želi znati. Napor koji dobavljač treba uložiti u izradu RFP-ova uvelike je olakšan. Što je veća mreža, veća je vjerojatnost da će potencijalni kupac biti u mreži s dobavljačem.

Mreža GEP ima 5 milijuna aktivnih dobavljača i provodi više od 10 milijuna transakcija i troši 300 milijardi dolara na godišnjoj razini. GEP procjenjuje da je oko 35 posto potrošnje izravno.

Zatim je tu Jaggaer. Mreža Jaggaer ima 1800 kupaca koje opslužuje 5 milijuna dobavljača. Zabilježeno je 550 milijardi dolara godišnje potrošnje, od čega je približno 30 posto izravna potrošnja.

Coupa mreža uključuje 8 milijuna dobavljača, preko 2500 kupaca. To predstavlja 3.6 trilijuna dolara potrošnje pod upravljanjem. Iznos te potrošnje koji je izravni materijal nije javno objavljen.

Narudžbenica je ključna točka oslonca za rješenja za upravljanje potrošnjom

Uz rješenja za upravljanje potrošnjom, narudžbenica pokreće plaćanje dobavljaču za upravljanje potrošnjom. Dok se PO pokreće u ERP sustavu, ti se PO usmjeravaju kroz platformu za upravljanje potrošnjom. Kada upravljanje potrošnjom pošalje narudžbenicu dobavljaču, to inicira malu transakciju plaćanja za dobavljača softvera za upravljanje potrošnjom. Ako dobavljač upravljanja potrošnjom želi biti plaćen, bolje je da faktura sadrži točne podatke dobavljača. Dobavljači koji upravljaju potrošnjom time su potaknuti da pomognu u održavanju točnosti ključnih podataka o dobavljačima svojih kupaca.

Alex Zhong, direktor marketinga proizvoda u GEP-u, tvrdi da se funkcija narudžbenice (PO) ne bi trebala obavljati izvan objedinjene platforme: „Kupac može poslati narudžbenicu dobavljaču, ali bez mogućnosti dijeljenja vidljivosti ažuriranog statusa narudžbe, promjene aktivnosti narudžbe te logistike i podataka o plaćanju u upravljan, vođen proces između strana u više poduzeća, niti jedna neće imati uvid u ono što se događa na terenu. To će gotovo sigurno dovesti do dugog vremena ciklusa u ispunjavanju narudžbi, nemogućnosti planiranja proizvodnje, manjka zaliha ili prekida isporuke uzrokovanih kašnjenjima i/ili visokih sigurnosnih zaliha zaliha i troškova zbog lošeg upravljanja narudžbama opskrbe. U disruptivnom okruženju, ti se problemi dodatno pojačavaju, utječući na otpornost.”

Mreže i izvori

Ako tvrtke žele raditi s novim dobavljačima, rješenja temeljena na mreži mogu pomoći u identificiranju mogućih tvrtki na strani prodaje za suradnju. Ovu sposobnost pronalaska potencijalnih novih partnera za nabavu nešto je što cijene i sudionici na strani kupnje i strani prodaje na mreži.

Ali pronalaženje neizravnih dobavljača na mreži puno je lakše nego izravnih dobavljača. Usluge čišćenja ureda je kategorija, na primjer, s mnogo sudionika. Nasuprot tome, dio koji se koristi u procesu proizvodnje može biti izrađen po narudžbi za tog proizvođača. Stvaranje grupe istovjetnih dobavljača nije tako jednostavno kao traženje u katalogu.

Također će često biti potrebna logika koja rastavlja popis materijala i zatim bilježi tehničke specifikacije koje se mogu koristiti za traženje dobavljača u mreži. Nemaju svi pružatelji rješenja za upravljanje potrošnjom ovu funkciju. Ali Jim Bureau, izvršni direktor Jaggaera, kaže da imaju. Nabavka je još složenija u procesnim industrijama gdje tvrtke koriste recepte, a ne popise materijala. “Mi radimo u farmaceutskoj i kemijskoj industriji, objasnio je gospodin Bureau. “Ako izrađujete nove proizvode u ovim industrijama, morate biti u mogućnosti tražiti materijal prema strukturi kemijskog spoja. To omogućuje kemičarima da kažu, na molekularnoj razini, što pokušavaju pronaći.”

Mreže i usporedna analiza

Tvrtke nastoje usporediti svoju izvedbu s konkurencijom. Mreža za upravljanje poslovnom potrošnjom stvara ogromne količine podataka. Ovi se podaci mogu koristiti kao pomoć odjelima nabave za usporedbu njihove izvedbe. Ako je mreža izgrađena s odgovarajućim dopuštenjima njihovih stanara za korištenje njihovih povjerljivih podataka u određene svrhe koje ne zadiru u vlasničke podatke. U Coupi, stručnjaci za nabavu dali su Coupi dopuštenje za prikupljanje i anonimiziranje njihovih podataka za analitiku. Coupa to naziva inteligencijom zajednice. Korisnici Coupa mogu dobiti podatke o usporedbi, ali znaju da se podaci koji se odnose na ono što su kupili – uključujući cijenu koju su platili i dobavljače s kojima rade – neće dijeliti s drugima.

Na primjer, Coupa ima metriku pod nazivom "Stopa završetka procjene upravljanja rizikom" koja određuje postotak upitnika o riziku koje ispunjavaju dobavljači tvrtke. U organizacijama za nabavu s najboljim rezultatima, 86.2% dobavljača ispunjava ove upitnike. Da bi metrika usporedne analize bila valjana, mora se temeljiti na velikom uzorku. S 2500 kupovnih organizacija na mreži, ove su metrike jasno statistički značajne.

Coupa ima proizvod pod nazivom Risk Aware koji koristi inteligenciju zajednice kako bi procijenio rizik povezan s radom s klijentom. Rješenje se temelji na podacima trećih strana o riziku – kreditnim rezultatima, pravnim podnescima, državnim podacima itd. Ali ti se podaci spajaju s podacima o transakcijama zajednice kako bi se stvorila ocjena rizika.

Financiranje lanca opskrbe

Čini se da je recesija neizbježna. Tijekom recesije, tvrtke pokušavaju zaštititi svoj novčani tok sporijim plaćanjem dobavljačima. To može biti kontraproduktivno. Može izbaciti manjeg dobavljača iz posla. Dobavljači upravljanja poslovnom potrošnjom mogu iskoristiti mrežne podatke kako bi pomogli pružiti bolje mogućnosti financiranja za dobavljače.

Ako se dobavljačevi rezultati rizika povećavaju (koji se djelomično utvrđuju pomoću inteligencije zajednice), a on je važan dobavljač, kupac može pristati platiti tvrtki odmah ako može dobiti popust. Za mala poduzeća novčani tijek često je važniji od marže.

Programe financiranja opskrbnog lanca povijesno su nudile financijske institucije, ali često samo vrhunskim dobavljačima, a ne malim i srednjim poduzećima koja ih najviše trebaju. Međutim, javne platforme u oblaku imaju vidljivost kupovnih transakcija između kupaca i dobavljača. Platforma se može koristiti da se banci pokaže da dobavljač ima fakturu i da će mu na kraju biti plaćeno. Banka tada može ponuditi ugovor o faktoringu. U faktoringu, tvrtka prodaje svoja potraživanja (tj. fakture) trećoj strani – često banci – uz popust. Podaci o transakcijama na mreži mogu ubrzati te faktorske poslove dok bankama pružaju veću sigurnost, što može smanjiti popust koji dobavljač mora platiti.

Final Misli

U konačnici, kada se tvrtke odlučuju između tradicionalnog ERP rješenja za nabavu i rješenja za upravljanje poslovnom potrošnjom, dubina funkcionalnosti, način na koji je rješenje integrirano s ostatkom njihovih poslovnih aplikacija i trošak rješenja su ključni faktori. Unatoč tome, umrežena rješenja imaju neke posebne prednosti.