4 savjeta za povećanje vjerodostojnosti

Učinkovito komuniciranje nedvojbeno je jedna od najvažnijih vještina za vaš uspjeh na poslu – i u ostatku vašeg života. Kada možete artikulirati svoju poantu, izraziti suosjećanje i briljantno predstaviti svoj slučaj, gradite kredibilitet, povjerenje, odnose i napredujete u karijeri.

No, nažalost, komunikacija također može biti izazovna - s premalo vremena, previše podjela među ljudima i toliko složenih ideja za razmjenu. Ali nova studija pokazuje kakve vrste komunikacije ljudi cijene - i stoga kako možete najbolje surađivati ​​s drugima i izvući prednosti.

Komunikacija ima veliki utjecaj

Komunikacijske vještine imaju značajan utjecaj na učinkovitost i vjerodostojnost. Zapravo, kada se smatra da vođe komuniciraju učinkovitije - s više topline i osnaženosti - članovi tima su angažiraniji, učinkovitiji i čak optimističniji, prema studiji Sveučilište u Bologni i Wilmar Schaufeli sa Sveučilišta u Utrechtu.

A u drugoj studiji autora Sveučilište u Münsteru, ljudi su procijenili stil komunikacije iznad profesionalnih vjerodajnica u ocjenjivanju pouzdanosti i vjerodostojnosti sadržaja i stručnjaka.

Izazov

Komunikacija je, međutim, izazov za mnoge, a 59% stručnih radnika zabrinuto je zbog smanjene učinkovitosti komunikacije, osobito jer rade hibridno—prema studiji Grammarly. Poslovni čelnici u studiji procjenjuju da članovi njihovih timova gube u prosjeku 7.5 sati tjedno zbog loše komunikacije, a 72% ih je izjavilo da se njihov tim bori s učinkovitošću komunikacije.

Osim toga, 90% ljudi reklo je da loša komunikacija ima negativne učinke poput povećanja troškova (45%), propuštanja rokova (39%), pada ugleda marke (34%) ili smanjene produktivnosti (28%). I studiju autora Pumble pokazalo je da 86% ljudi vjeruje da su nedostatak učinkovite komunikacije i vještina suradnje glavni uzroci neuspjeha na radnom mjestu—i da kada timovi učinkovito komuniciraju, to može povećati produktivnost za čak 25%.

Bolje komuniciranje

Ali moguće je učinkovitije komunicirati i uživati ​​u više nagrada od komunikacije—kao što su veća vjerodostojnost i bolji odnosi.

#1 – Budite selektivni

E-pošta može dobiti lošu reputaciju kao gubitnik vremena, ali većina ljudi je radije. Zapravo, prema studiji autora Karijera uživo, na vrhu je popisa u smislu načina na koji ljudi žele komunicirati na poslu. Ovo su omiljeni oblici poslovne komunikacije ljudi:

• E-pošta, 49%
• Telefonski pozivi, 23%
• Aplikacije za izravnu razmjenu poruka, 21%

A u svijetu s previše sastanaka, e-pošta može biti dobrodošla alternativa. U studiji autora mmhmm, 57% ljudi reklo je da se sastanak mogao izbjeći korištenjem e-pošte, često ili vrlo često.

Budite svjesni što ljudi općenito preferiraju i koristite e-poštu s povjerenjem—posebno kada e-pošta može zamijeniti sastanak. Osim toga, koristite pravilo pet s e-poštom. Ako će čitanje e-pošte trajati dulje od pet minuta, sadržavati više od pet redaka ili zahtijevati više od pet razmjena da bi se dobilo rješenje, možda je bolje podići slušalicu. S druge strane, ako trebate priopćiti mnogo detalja na koje će se ljudi kasnije morati osvrnuti, e-pošta može biti savršen način komunikacije.

Ali također razmotrite što pojedinci preferiraju. Za neke je slanje poruka u poslovne svrhe neprimjereno kršenje granica, ali za druge je dobro prihvaćeno. Ili u nekim slučajevima, možete propustiti nekoga s Teams chatom, ali ga lako uhvatite u e-pošti. A za prodavača koji je uvijek u svom automobilu, telefonski pozivi mogu biti najbolji.

#2 – Kreni uživo

Iako je velik dio posla otišao na daljinu, komunikacija uživo još uvijek ima ogromnu vrijednost. Prema studiji LiveCareer, 83% ispitanika složilo se da je vjerojatnije da će online komunikacija uzrokovati nesporazume nego osobna komunikacija. Zanimljivo (ili zastrašujuće) to je osobito istinito u zdravstvu gdje 97% vjeruje da komunikacija putem interneta izaziva zabunu.

A 81% ljudi smatra da komunikacija putem interneta oduzima više vremena od komunikacije uživo. Povezivanje može potrajati dulje, ali kada to učinite, vjerojatno ćete lakše rješavati pitanja ili osobno dijeliti informacije.

Čarolija komunikacije licem u lice je naravno gustoća informacija kroz koje možete raditi. Možete podijeliti nijanse informacija i emocija povezanih s problemom i brzo doći do rješenja kada možete uključiti neverbalne informacije koje dolaze iz rasprava uživo. Čak i telefonski pozivi omogućuju veću gustoću razmjene informacija kroz tonove glasa, brzinu govora ili pauze u razgovoru.

A razgovori uživo također učinkovitije grade odnose. Kada podijelite kolutanje očima ili slijezanje ramenima, nekome povjeravate svoje emocije ili svoju nesigurnost. Kada se nagnete naprijed, uspostavite kontakt očima, ponudite suosjećanje ili se zajedno smijete, pokazujete svoju pažnju i prisutnost s nekim.

Stoga se pojavite u uredu, nazovite nekoga na svojoj video platformi ili podignite slušalicu kako biste riješili probleme.

#3 – Uložite vrijeme

Ako provodite vrijeme provjeravajući e-poštu, u dobrom ste društvu. Većina ljudi (40%) provodi dva do tri sata dnevno provjeravajući e-poštu. Slijedilo je 33% ljudi koji su proveli samo jedan ili dva sata.

Vrijeme koje su ljudi provodili provjeravajući e-poštu djelomično se temeljilo na stažu. Oni sa samo jednom ili dvije godine radnog iskustva proveli su najmanje vremena provjeravajući e-poštu, a oni s najduljim stažem proveli su najviše vremena. To se može temeljiti na prometu putem e-pošte koji su primili ili na pozicijama na kojima su bili. Ako ljudi prošire svoje veze i utjecaj na svoje karijere, mogli bi biti u više komunikacijskih ili petlji putem e-pošte, zahtijevajući njihovo vrijeme i pažnju.

Očigledno je teško očistiti pretinac e-pošte. Unatoč 69% ljudi koji provedu jedan do tri sata razvrstavajući i brišući e-poštu svaki tjedan, samo 38% je ikada osjetilo slatki okus "inboxa nula" bez e-pošte u redu čekanja.

Za učinkovitu komunikaciju potrebno je vrijeme, ali je i vrijedno truda. Lideri koji su prisutna i dostupna imaju tendenciju da budu oni kojima se više vjeruje. A kolege koji su osjetljivi i dobri u praćenju su oni s kojima ljudi radije rade. Navike koje vas čine pristupačnijim i osjetljivijim smanjuju pristranost blizine i povećavaju vašu vjerodostojnost.

Stoga pregledajte e-poštu i brzo odgovorite na one koje su lake ili na koje vas ljudi čekaju kako bi nastavili svoj posao. Zatim odredite prioritet e-porukama koje su važne, ali koje će zahtijevati više vašeg vremena ili koncentracije. I grupirajte ih tako da možete postaviti vremenske blokove za odgovor kada imate fokusirano razdoblje.

#4 – Budite osjetljivi

Očekivanja u pogledu vremena odgovora na e-poštu su eskalirala, a većina ljudi želi odgovor na e-poštu u roku od nekoliko sati:

• 1-2 sata, 19%
• 3-6 sata, 39%
• 7-12 sata, 32%
• 13-23 sata, 7%
• 24 sata i više, 3%

Osim toga, ljudi često odgovaraju na e-poštu izvan radnog vremena - 84% kaže da provjeravaju poslovne pretince izvan radnog vremena. Na pitanje koliko često provjeravaju e-poštu, 49% je reklo da provjerava e-poštu svakih nekoliko sati, 20% provjerava svaki sat i 24% provjerava jednom dnevno.

Najbolje bi bilo da provjeravate e-poštu brzinom koja odgovara zahtjevima vašeg posla i vašem stilu. Ako ste u ulozi koja zahtijeva hitnije praćenje, očito ćete željeti češće provjeravati. Ali također možete razmotriti svoje vlastite preferencije za granice.

Za neke ljude redovitije provjeravanje zapravo oslobađa od stresa - obavljaju stvari i skidaju ih s tanjura i pružaju zadovoljstvo. Za druge ljude možda bi bilo bolje postaviti spremnike vremena tijekom dana kada možete odjednom pregledati e-poštu.

Također možete uspostaviti granice s kolegama. Budite transparentni o tome kako želite primati komunikaciju, koliko često ćete provjeravati i što ljudi mogu očekivati ​​u smislu vašeg praćenja. Otvorenost u pogledu vašeg pristupa poslu može pomoći i vama i vašim suradnicima da budete učinkovitiji – da znate što možete očekivati ​​jedni od drugih.

Ravnoteža

Vaš profesionalni kredibilitet temelji se na mnogim čimbenicima, ali praćenje, praćenje i odlična komunikacija su na vrhu popisa u smislu toga kako će vas ljudi cijeniti, naučiti računati na vas i željeti raditi s vama.

Postavite zdrave granice za sebe, ali također razmislite što suigrači trebaju od vas da biste bili uspješni. Usklađivanje svojih i tuđih potreba doprinosi vašem uspjehu, ali i vašoj sreći i ispunjenju.